Для формирования в денежном выражении информации о состоянии расчетов по произведенным предварительным оплатам в рамках государственных (муниципальных) договоров на нужды бюджетного учреждения, иным соглашениям и операций, изменяющих указанные расчеты, применяются следующие группы счетов:
020610000 "Расчеты по авансам по оплате труда и начислениям на выплаты по оплате труда";
020620000 "Расчеты по авансам по работам, услугам";
020630000 "Расчеты по авансам по поступлению нефинансовых активов";
020640000 "Расчеты по авансовым безвозмездным перечислениям организациям";
020650000 "Расчеты по авансовым безвозмездным перечислениям бюджетам";
020660000 "Расчеты по авансам по социальному обеспечению";
020690000 "Расчеты по авансам по прочим расходам".
Для ведения бухгалтерского учета расчетов по авансам применяются счета аналитического учета в соответствии с объектом учета и содержанием хозяйственной операции:
020612000 "Расчеты по авансам по прочим выплатам";
020613000 "Расчеты по авансам по начислениям на выплаты по оплате труда";
020621000 "Расчеты по авансам по услугам связи";
020622000 "Расчеты по авансам по транспортным услугам";
020623000 "Расчеты по авансам по коммунальным услугам";
020624000 "Расчеты по авансам по арендной плате за пользование имуществом";
020625000 "Расчеты по авансам по работам, услугам по содержанию имущества";
020626000 "Расчеты по авансам по прочим работам, услугам";
020631000 "Расчеты по авансам по приобретению основных средств";
020632000 "Расчеты по авансам по приобретению нематериальных активов";
020633000 "Расчеты по авансам по приобретению непроизведенных активов";
020634000 "Расчеты по авансам по приобретению материальных запасов";
020641000 "Расчеты по авансовым безвозмездным перечислениям государственным и муниципальным организациям";
020642000 "Расчеты по авансовым безвозмездным перечислениям организациям, за исключением государственных и муниципальных организаций";
020652000 "Расчеты по авансовым перечислениям наднациональным организациям и правительствам иностранных государств";
020653000 "Расчеты по авансовым перечислениям международным организациям";
020662000 "Расчеты по авансам по пособиям по социальной помощи населению";
020663000 "Расчеты по авансам по пенсиям, пособиям, выплачиваемым организациями сектора государственного управления";
020691000 "Расчеты по авансам по оплате прочих расходов".
Операции по оплате авансов оформляются следующими бухгалтерскими записями:
перечисление авансов со счетов бюджетного учреждения на условиях государственного (муниципального) договора на нужды учреждения и в соответствии с законодательством Российской Федерации отражается по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 020600000 "Расчеты по выданным авансам" (020612560, 020613560, 020621560 - 020626560, 020631560 - 020634560, 020662560, 020663560, 020691560) и кредиту счетов 020111610 "Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства", 020127610 "Выбытия денежных средств учреждения в иностранной валюте со счета в кредитной организации";
оплата подотчетным лицом аванса отражается согласно представленного Авансового отчета (ф. 0504049) и прилагаемых к нему документов по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 020600000 "Расчеты по выданным авансам" (020612560, 020613560, 020621560 - 020626560, 020631560, 020632560, 020634560, 020662560, 020663560, 020691560) и кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000 "Расчеты с подотчетными лицами" (020812660, 020813660, 020821660 - 020826660, 020831660, 020832660, 020834660, 020862660, 020863660, 020891660);
использование аккредитива отражается по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 020600000 "Расчеты по выданным авансам" (020622560, 020631560 - 020634560, 020662560, 020663560, 020691560) и кредиту счета 020126610 "Выбытия денежных средств с аккредитивного счета учреждения в кредитной организации";
оплата из кассы бюджетного учреждения предварительных платежей по государственным (муниципальным) договорам на нужды учреждения (авансов) отражается по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 020600000 "Расчеты по выданным авансам" (020612560, 020613560, 020621560 - 020626560, 020631560 - 020634560, 020662560, 020663560, 020691560) и кредиту счета 020134610 "Выбытия средств из кассы учреждения";
принятие к учету кредиторской задолженности в сумме средств, полученных бюджетным учреждением по соответствующему виду финансового обеспечения (деятельности), направленных в пределах остатка средств на лицевом счете бюджетного учреждения на исполнение обязательства, принятого бюджетным учреждением в рамках иного вида финансового обеспечения (деятельности) отражается на основании Справки (ф.0504833) по кредиту 030406730 "Увеличение кредиторской задолженности по расчетам с прочими кредиторами" и дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 020600000 "Расчеты по выданным авансам".
Операции по уменьшению расчетов по предоставленным авансовым платежам оформляются следующими бухгалтерскими записями:
зачет обязательств по полученным материальным ценностям, выполненным работам, оказанным услугам в счет перечисленной ранее предварительной оплаты отражается по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 020600000 "Расчеты по выданным авансам" (020621660 - 020626660, 020631660 - 020634660, 020662660, 020663660, 020691660) и дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 030200000 "Расчеты по принятым обязательствам" (030221830 - 030226830, 030231830 - 030234830, 030262830, 030263830, 030291830);
возврат ранее произведенных авансовых платежей согласно условиям государственных (муниципальных) контрактов на нужды учреждения и в соответствии с законодательством Российской Федерации отражается по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 020600000 "Расчеты по выданным авансам" (020612660, 020613660, 020621660 - 020626660, 020631660 - 020634660, 020641660, 020642660, 020662660, 020663660, 020691660) и дебету счетов 020111510 "Поступления денежных средств учреждения на лицевые счета в органе казначейства", 020127510 "Поступления денежных средств учреждения в иностранной валюте на счет в кредитной организации";
возврат в кассу учреждения ранее произведенных авансовых выплат в погашение дебиторской задолженности отражается по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 020600000 "Расчеты по выданным авансам" (020612660, 020613660, 020621660 - 020626660, 020631660 - 020634660, 020641660, 020642660, 020691660) и дебету счета 020134510 "Поступления средств в кассу учреждения";
списание с балансового учета нереальной ко взысканию суммы задолженности по предоставленным авансам отражается на основании Справки (ф.0504833) с приложением оправдательных документов по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 020600000 "Расчеты по выданным авансам" (020621660 - 020626660, 020631660 - 020634660, 020641660, 020642660, 020652660, 020653660, 020662660, 020663660, 020691660) и дебету счета 040120273 "Чрезвычайные расходы по операциям с активами" с одновременным отражением списанной суммы на забалансовом счете 04 "Списанная задолженность неплатежеспособных дебиторов".
(Приказ Министерства финансов РФ от 16.12.2010 N 174н)