Порядок сдачи сведений персонифицированного учета

На кого предоставляются сведения
Индивидуальные сведения предоставляются на всех лиц, которым производились выплаты, облагаемые страховыми взносами на обязательное пенсионное страхование.

Кто не предоставляет
Страхователи, не производящие выплаты физическим лицам и самостоятельно уплачивающие за себя страховые взносы в виде фиксированного платежа, а именно:

• индивидуальные предприниматели;
• адвокаты;
• нотариусы, занимающиеся частной практикой;
• частные детективы;
• иные лица, занимающиеся частной практикой и не являющиеся индивидуальными предпринимателями;
• главы и члены крестьянских (фермерских) хозяйств, зарегистрированные в территориальном органе ПФР до вступления в силу постановления Правления ПФР от 22.07.2004 № 98п (признано утратившим силу постановлением Правления ПФР от 02.08.2006 № 197п),
  а также страхователи - граждане Российской Федерации, работающие за пределами территории Российской Федерации, добровольно вступившие в правоотношения по обязательному пенсионному страхованию и осуществляющие уплату страховых взносов в виде фиксированного платежа за себя, документы персонифицированного учета не представляют.

Сроки предоставления
За 2010 год сдается за полугодия (до 1-го августа 2010 года и до 1-го февраля 2011года),
с 2011 года ежеквартально до 15-го числа второго месяца, следующего за отчетным кварталом.

В каком виде
До 2011 года законодательство позволяет представлять сведения, как в электронной, так и в бумажной форме. С 2011 года организации, средняя численность которых превышает 50 человек, обязаны это делать только посредством передачи в электронном виде.

Состав отчетности по персонифицированному учету

• Индивидуальные сведения СЗВ-6-1 и СЗВ-6-2;
• Индивидуальные сведения собираются в пачки, к каждой пачке прилагается опись АДВ-6-3;
• Все пачки индивидуальных сведений входят в одну пачку по всей организации в целом, что оформляется описью АДВ-6-2;
• Список застрахованных лиц, составленный в произвольной форме.

Формирование пачек
Индивидуальные сведения собираются в пачки. В пачке с формами СЗВ-6-1 допускается наличие не более 200 документов. Число застрахованных лиц, представленных в форме СЗВ-6-2, не должно превышать 32000. Все документы в пачке должны быть одного вида.

Каждая пачка с формами СЗВ-6-1 или СЗВ-6-2 сопровождается своей «Описью документов» (форма АДВ-6-3). Вся информация о сдаваемых пачках по организации оформляется в "Описи сведений, передаваемых страхователем в ПФР" (форма АДВ-6-2).

Оформление бумажных документов

• Исправления в формах не допускаются.
• Описи АДВ-6-3 и АДВ-6-2 оформляется в двух экземплярах
• Формы СЗВ-6-1 или СЗВ-6-2 в пачке нумеруются. Каждая пачка прошивается с одним экземпляром описи АДВ-6-3, второй экземпляр представляется не подшитым. Концы скрепляющей нити выводятся с тыльной стороны пачки, связываются и заклеиваются листом бумаги, на который ставится печать организации и делается надпись: "В пачке прошито, пронумеровано и скреплено печатью … листов". Два экземпляра АДВ-6-2 не подшиваются.
• Все документы, входящие в пачку, а также описи АДВ-6-3 и АДВ-6-2 заверяются подписью руководителя и печатью организации. Страхователь, не являющийся юридическим лицом, заверяет все представляемые документы личной подписью.
• Если представленные страхователем индивидуальные сведения соответствуют требованиям по оформлению и комплектованию документов персонифицированного учета и успешно прошли проверку, то они принимаются территориальным органом ПФР, а страхователю возвращаются вторые экземпляры описей с отметками "Принято", датами и подписями ответственных работников территориального органа ПФР
• Копии представленных в ПФР индивидуальных сведений хранятся у страхователя в соответствии с правилами хранения документов бухгалтерского учета и отчетности.

Оформление в электронном виде
В том случае, когда пачка документов на машинном носителе заверена электронной цифровой подписью, наличие документов на бумажном носителе не требуется. При этом форма АДВ-6-2 на бумажном носителе, заверенная подписями главного бухгалтера и руководителя организации, а также печатью организации, должна храниться у страхователя.
Страхователь формирует отчет, подписывает ЭЦП и отправляет отчет в ПФ. В ответ ПФ посылает в сторону страхователя квитанцию о получении файла (отчета). Пенсионный фонд, проверив файл с отчетом, в течение 3 суток формирует протокол проверки, который отсылает в сторону страхователя. Если протокол положительный, то отчетность сдана. При наличии ошибок в каком-либо файле, содержащем индивидуальные сведения, все представленные пачки возвращаются страхователю на доработку. Ошибки описываются в протоколе. Их следует исправить и отправить сведения заново, при этом тип сведений следует оставить «исходные».

Во время приема сведений, представленных в электронной форме пачки проходят проверку с помощью программы CheckXML. Эту программу для проверки страхователь может скачать с сайта по адресу ereport.sbis.ru