ПАМЯТКА для страхователей о порядке представления индивидуальных сведений о страховом стаже и начисленных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование застрахованных лиц в 2009 году

1. Индивидуальные сведения за 2008 год представляются страхователем согласно соответствующему графику сбора, но не позднее 1 марта 2009 года, на всех лиц, работающих у него по трудовым договорам, а также по договорам гражданско-правового характера и авторским договорам, на вознаграждения по которым в соответствии с законодательством Российской Федерации начисляются страховые взносы на обязательное пенсионное страхование.

2. Индивидуальные сведения представляются в целом за весь год в территориальный орган ПФР по месту регистрации страхователя, при этом используются формы документов индивидуального (персонифицированного) учета, утвержденные постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 № 192п:

СЗВ-4-1 и СЗВ-4-2 ("Индивидуальные сведения о страховом стаже и начисленных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование застрахованного лица");
АДВ-6-1 ("Опись документов, передаваемых страхователем в ПФР");
АДВ-11 ("Ведомость уплаты страховых взносов на обязательное пенсионное страхование").

3. Бланки с образцами форм документов СЗВ-4-1, СЗВ-4-2, АДВ-6-1 и АДВ-11 в случае необходимости страхователь получает в территориальном органе ПФР по месту регистрации.

4. Индивидуальные сведения страхователь представляет в одном экземпляре. Копии представленных в ПФР индивидуальных сведений хранятся у страхователя в соответствии с правилами хранения документов бухгалтерского учета и отчетности. Кроме этого, копию индивидуальных сведений страхователь обязан передать каждому застрахованному лицу, на которое они были представлены.

5. При подготовке индивидуальных сведений страхователь должен соблюдать Правила заполнения реквизитов форм СЗВ-4-1, СЗВ-4-2, АДВ-6-1 и АДВ-11
В обязательном порядке по каждому работнику страхователь проводит уточнение адреса для направления информации о состоянии индивидуального лицевого счета застрахованного лица, а в случае изменения адреса указывает новый адрес в формах СЗВ-4-1 (СЗВ-4-2).

6. При оформлении документов персонифицированного учета исправления не допускаются.

7. Страхователь группирует представляемые индивидуальные сведения в пачки. В пачке с формами СЗВ-4-1 допускается наличие не более 200 документов. В пачке с формами СЗВ-4-2 число представленных в ней застрахованных лиц не должно превышать 200.

8. В отдельные пачки формируются СЗВ-4-1 или СЗВ-4-2:

подаваемые на застрахованных лиц различных категорий;
содержащие сведения разных типов («исходные», «назначение пенсии»);
содержащие корректирующие сведения;
содержащие отменяющие сведения;
подаваемые на застрахованных лиц, работающих в различных территориальных условиях.

9. Каждая пачка с формами СЗВ-4-1 или СЗВ-4-2 сопровождается "Описью документов, передаваемых страхователем в ПФР" (форма АДВ-6-1) в двух экземплярах. Наличие документов других наименований в пачках с формами СЗВ-4-1 или СЗВ-4-2 не допускается.

10. На каждой Описи страхователь указывает порядковый номер пачки документов в виде:
Г1NNN, где Г – последняя цифра отчетного года, NNN – порядковый номер пачки в этом отчетном году. Например, для пачек межрасчетного или расчетного периода 2008 года: 81001, 81002 и т. д.

11. Все документы, входящие в пачку, включая Опись, заверяются подписью руководителя и печатью организации.
Страхователь, не являющийся юридическим лицом, заверяет все представляемые документы личной подписью.

12. Пачки индивидуальных сведений представляются прошитыми, все входящие в них формы СЗВ-4-1 или СЗВ-4-2 должны быть пронумерованы.
Второй экземпляр Описи вкладывается в пачку не подшитым.
Концы скрепляющей нити выводятся с тыльной стороны пачки, связываются и заклеиваются листом бумаги, на который ставится печать организации и делается надпись: "В пачке прошито, пронумеровано и скреплено печатью … листов".

13. На всех застрахованных лиц, на которых страхователем в межрасчетный период 2008 года были представлены индивидуальные сведения типа «назначение пенсии», в общем порядке представляются индивидуальные сведения типа «исходные» за 2008 год.

14. "Ведомость уплаты страховых взносов на обязательное пенсионное страхование" (форма АДВ-11) представляется страхователем в двух экземплярах по итогам расчетного периода вместе с формами СЗВ-4-1 и СЗВ-4-2 с типом сведений «исходные», в межрасчетные периоды вместе с формами СЗВ-4-1 и СЗВ-4-2 с типом сведений «назначение пенсии», а также с корректирующими формами СЗВ-4-1 и СЗВ-4-2 указанных типов.

15. Форме АДВ-11 страхователь присваивает номер пачки в виде:

ГN000 (где Г – последняя цифра отчетного года, N – порядковый номер АДВ-11 в расчетном периоде этого года) – для АДВ-11, представляемой с пачками индивидуальных сведений типа «исходные»;
Г2NNN – для АДВ-11, представляемой с пачками индивидуальных сведений типа «назначение пенсии», причем NNN однозначно соответствует номеру пачки индивидуальных сведений. (Например, для межрасчетного периода 2009 года с пачкой 91003 индивидуальных сведений типа «назначение пенсии» представляется АДВ-11, имеющая номер пачки 92003).

Номер пачки указывается на бланке формы АДВ-11.
Если страхователь представляет несколько пачек индивидуальных сведений типа «назначение пенсии» на застрахованных лиц, имеющих одну и ту же дату наступления права на пенсию, то в этом случае представляется одна форма АДВ-11 и NNN соответствует номеру первой пачки.

16. Оба экземпляра формы АДВ-11 вкладываются в первую пачку представляемых страхователем индивидуальных сведений не подшитыми.
Форма АДВ-11 заверяется подписями главного бухгалтера и руководителя организации, печатью организации.

17. Форма АДВ-11 не сопровождается «Описью документов, передаваемых страхователем в ПФР».

18. Объем начисленных и уплаченных страховых взносов указывается в форме АДВ-11 за период с 01 января (либо от даты государственной регистрации вновь созданного плательщика) по дату, на которую составлена АДВ-11.
Расчетным периодом является календарный год. Таким образом, форма АДВ-11, представляемая страхователем с индивидуальными сведениями типа «исходные», составляется по состоянию на 31 декабря отчетного года.
При представлении формы АДВ-11 в межрасчетные периоды с индивидуальными сведениями типа «назначение пенсии» АДВ-11 составляется страхователем по состоянию на день, с которого назначается трудовая пенсия по старости или инвалидности (пункт 5 статьи 14, пункт 3 статьи 15 Федерального закона от 17.12.2001 № 173-ФЗ) или на день смерти кормильца (пункт 2 статьи 16 Федерального закона от 17.12.2001 № 173-ФЗ).
При этом сведения о начисленных суммах страховых взносов должны содержаться за полные месяцы, которые приходятся на период с 01 января текущего года по дату, на которую составлена форма АДВ-11, а сведения об уплаченных страховых взносах – за весь период с 01 января текущего года по дату, на которую составлена форма АДВ-11.
Если индивидуальные сведения за межрасчетный период не влияют на право застрахованного лица на пенсию, допускается представление формы АДВ-11, заполненной по состоянию на дату на 1 месяц ранее даты наступления права. При этом в формах СЗВ-4-1 и СЗВ-4-2 типа «назначение пенсии», представляемых страхователем одновременно с АДВ-11, дата конца периода работы должна быть указана в соответствии с датой, на которую составлена АДВ-11. Сведения о начисленных суммах страховых взносов в формах СЗВ-4-1, СЗВ-4-2, АДВ-6-1 и АДВ-11 указываются на эту же дату.
При представлении формы АДВ-11 в межрасчетные периоды в связи с ликвидацией организации АДВ-11 составляется страхователем по состоянию на дату заполнения документа, но не ранее даты ликвидации.

19. Каждую пачку с формами СЗВ-4-1 или СЗВ-4-2 страхователь сопровождает электронным представлением (файлом) на машинном носителе.
Представляемая на машинном носителе информация, содержащая индивидуальные сведения, должна быть подготовлена в соответствии с Правилами подготовки документов индивидуального (персонифицированного) учета в электронной форме (форматом данных), изложенными в приложении 4 к Инструкции по заполнению форм документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования, утвержденной постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 № 192п.
Согласно письму ПФР от 01.10.2007 № АК-15-26/10650 с 1 января 2008 года документы индивидуального (персонифицированного) учета принимаются от страхователей только в новом формате 07.00 (XML – формате), в связи с чем объем представляемой информации увеличился. Одна пачка индивидуальных сведений о застрахованных лицах, включающая форму АДВ-6-1 и 200 форм СЗВ-4-1 в формате подготовки данных 07.00, занимает объем памяти более 800 Кб. Поэтому страхователи, имеющие количество наемных работников более 500 человек, осуществляют представление отчетности на CD-дисках, за исключением страхователей, представляющих отчетность по электронным каналам связи.

20. Проверка файлов на соответствие названным выше Правилам осуществляется страхователем с помощью программы CHECKXML.
Программу «ПФ-отчет» для подготовки файлов, а также программу проверки пачек индивидуальных сведений CHECKXML страхователь может получить в территориальном органе ПФР.
Там же для разработки своей программы подготовки индивидуальных сведений в электронном виде страхователь может получить описание формата данных и правил подготовки и проверки документов персонифицированного учета, представляемых в ПФР на машинном носителе.

21. В качестве документов на бумажном носителе могут быть использованы соответствующие утвержденным формам распечатки подготовленных в электронном виде документов персонифицированного учета (СЗВ-4-1, СЗВ-4-2, АДВ-6-1, АДВ-11).
В том случае, когда пачка документов на машинном носителе заверена электронной цифровой подписью, наличие документов на бумажном носителе не требуется. При этом Ведомость уплаты страховых взносов на обязательное пенсионное страхование (форма АДВ-11) на бумажном носителе, заверенная подписями главного бухгалтера и руководителя организации, а также печатью организации, должна храниться у страхователя.

22. После обработки ответственным работником территориального органа ПФР представленной в электронной форме информации содержащий её машинный носитель возвращается страхователю.
При наличии ошибок в каком-либо файле, содержащем индивидуальные сведения, все представленные пачки индивидуальных сведений и АДВ-11 возвращаются страхователю на доработку.

23. Если представленные страхователем индивидуальные сведения соответствуют требованиям по оформлению и комплектованию документов персонифицированного учета, успешно прошли визуальную проверку и проверку с помощью программных средств, а также все необходимые сверки по АДВ-11, то они принимаются территориальным органом ПФР, а страхователю возвращаются вторые экземпляры Описей (форма АДВ-6-1), один экземпляр Ведомости (форма АДВ-11) с отметками "Принято", датами и подписями ответственных работников территориального органа ПФР, а также один экземпляр протокола к Ведомости, заверенный ответственным работником территориального органа ПФР и представителем страхователя. (Протокол составляется в территориальном органе ПФР по результатам приема от страхователя формы АДВ-11).

24. Страхователи, не производящие выплаты физическим лицам и самостоятельно уплачивающие за себя страховые взносы в виде фиксированного платежа, а именно:

индивидуальные предприниматели;
адвокаты;
нотариусы, занимающиеся частной практикой;
частные детективы;
иные лица, занимающиеся частной практикой и не являющиеся индивидуальными предпринимателями;
главы и члены крестьянских (фермерских) хозяйств, зарегистрированные в территориальном органе ПФР до вступления в силу постановления Правления ПФР от 22.07.2004 № 98п (признано утратившим силу постановлением Правления ПФР от 02.08.2006 № 197п),
а также страхователи - граждане Российской Федерации, работающие за пределами территории Российской Федерации, добровольно вступившие в правоотношения по обязательному пенсионному страхованию и осуществляющие уплату страховых взносов в виде фиксированного платежа за себя,

документы персонифицированного учета по формам СЗВ-4-1, СЗВ-4-2, АДВ-6-1 и АДВ-11 в территориальный орган ПФР не представляют.
От названных категорий страхователей в территориальном органе ПФР принимаются следующие сведения:

о страховом номере индивидуального лицевого счета застрахованного лица;
об уплаченных за отчетный (расчетный) период суммах страховых взносов в виде фиксированного платежа;
другие сведения, необходимые для правильного назначения трудовой пенсии.
Указанные сведения подтверждаются:
страховым свидетельством обязательного пенсионного страхования застрахованного лица;
паспортом или иным документом, удостоверяющим личность;
квитанцией об уплате страховых взносов в виде фиксированного платежа с отметкой кредитной организации.

При формировании в территориальном органе ПФР АДВ-11 в реквизите «Начислено страховых взносов за расчетный период» указывается сумма фиксированного платежа, подлежащего уплате в течение календарного года, а в реквизите «Код основного тарифа» - код «ФП».

25. Такие категории страхователей, как:

главы крестьянских (фермерских) хозяйств, уплачивающие страховые взносы за себя и членов хозяйств;
родовые, семейные общины коренных малочисленных народов Севера, занимающиеся традиционными отраслями хозяйствования, уплачивающие страховые взносы за членов общин, а также адвокатские образования, уплачивающие за адвокатов страховые взносы на обязательное пенсионное страхование в виде фиксированного платежа,

представляют в территориальный орган ПФР индивидуальные сведения соответственно о главах и членах КФХ, о членах родовых, семейных общин коренных малочисленных народов Севера, об адвокатах в общем порядке.
При этом:

в формах СЗВ-4-1 и СЗВ-4-2 страховой стаж указывается;
при заполнении реквизита «Код категории застрахованного лица» в форме АДВ-6-1 и реквизита «Код основного тарифа» в форме АДВ-11 указывается код «СДП».

(См. Таблицу «Коды основного тарифа, применяемые в системе персонифицированного учета для страхователей, уплачивающих страховые взносы в виде фиксированного платежа»).

26. Страхователи - физические лица, добровольно вступившие в правоотношения по обязательному пенсионному страхованию с целью уплаты страховых взносов за других физических лиц, за которых не осуществляется уплата страховых взносов страхователем в соответствии с Федеральным законом от 15.12.2001 № 167-ФЗ, представляют в территориальный орган ПФР индивидуальные сведения об этих физических лицах согласно установленному порядку.
При этом:

в формах СЗВ-4-2 страховой стаж не указывается;
при заполнении реквизита «Код категории застрахованного лица» в форме АДВ-6-1 и реквизита «Код основного тарифа» в форме АДВ-11 указывается код «ДП».

27. Согласно статье 17 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» за непредставление в установленные сроки сведений, необходимых для осуществления индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования, либо представление неполных и (или) недостоверных сведений к страхователям, в том числе физическим лицам, самостоятельно уплачивающим страховые взносы, применяются финансовые санкции в виде взыскания 10% причитающихся за отчетный год платежей в Пенсионный фонд Российской Федерации. Взыскание указанной суммы производится органами ПФР в судебном порядке.

Примечание
1. Если на момент представления страхователем индивидуальных сведений какие-либо работники организации не будут иметь страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования, необходимо в срочном порядке провести их начальную регистрацию, а затем оформить на них индивидуальные сведения.