Для формирования информации в денежном выражении о состоянии расчетов с подотчетными лицами и операций, изменяющих указанные расчеты, применяются следующие группы счетов:
020810000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате труда и начислениям на выплаты по оплате труда";
020820000 "Расчеты с подотчетными лицами по работам, услугам";
020830000 "Расчеты с подотчетными лицами по поступлению нефинансовых активов";
020860000 "Расчеты с подотчетными лицами по социальному обеспечению";
020890000 "Расчеты с подотчетными лицами по прочим расходам".
Для ведения бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами применяются счета аналитического учета в соответствии с объектом учета и содержанием хозяйственной операции:
020811000 "Расчеты с подотчетными лицами по заработной плате";
020812000 "Расчеты с подотчетными лицами по прочим выплатам";
020813000 "Расчеты с подотчетными лицами по начислениям на выплаты по оплате труда";
020821000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате услуг связи";
020822000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате транспортных услуг";
020823000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате коммунальных услуг";
020824000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате арендной платы за пользование имуществом";
020825000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате работ, услуг по содержанию имущества";
020826000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих работ, услуг";
020831000 "Расчеты с подотчетными лицами по приобретению основных средств";
020832000 "Расчеты с подотчетными лицами по приобретению нематериальных активов";
020834000 "Расчеты с подотчетными лицами по приобретению материальных запасов";
020862000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате пособий по социальной помощи населению";
020863000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате пенсий, пособий, выплачиваемых организациями сектора государственного управления";
020891000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих расходов".
Операции по увеличению расчетов с подотчетными лицами оформляются следующими бухгалтерскими записями:
получение денежных средств подотчетным лицом при условии полного его отчета по ранее выданному авансу согласно его заявления с указанием назначения аванса и срока, на который он выдается, отражается по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000 "Расчеты с подотчетными лицами" (020812560, 020813560, 020821560 - 020826560, 020831560, 020832560, 020834560, 020862560, 020863560, 020891560) и кредиту счетов 020111610 "Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства", 020134610 "Выбытия средств из кассы учреждения", 020127610 "Выбытия денежных средств учреждения в иностранной валюте со счета в кредитной организации";
выдача заработной платы (стипендий, пенсий, пособий) через подотчетное лицо, ответственное за выдачу заработной платы в тех случаях, когда из-за отдаленности структурного подразделения учреждения Платежная ведомость (ф. 0504403), подписанная руководителем бюджетного учреждения, по которой производятся причитающиеся работникам структурного подразделения выплаты, не может быть возвращена ответственным за выдачу лицом в кассу бюджетного учреждения в течении трех дней, отражается на основании Платежной ведомости (ф. 0504403) по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000 "Расчеты с подотчетными лицами" (020811560 - 020813560, 020862560, 020863560, 020891560) и кредиту счетов 020111610 "Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства", 020127610 "Выбытия денежных средств учреждения в иностранной валюте со счета в кредитной организации", 020134610 Выбытия средств из кассы учреждения";
получение подотчетным лицом денежных документов подотчет отражается по дебету соответствующего счета аналитического учета счета 020800000 "Расчеты с подотчетными лицами" (020812560, 020813560, 020821560, 020822560, 020826560, 020834560, 020862560, 020863560, 020891560) и кредиту счета 020135610 "Выбытия денежных документов из кассы учреждения".
Операции по уменьшению расчетов с подотчетными лицами оформляются следующими бухгалтерскими записями:
принятые к бухгалтерскому учету суммы произведенных расходов на основании утвержденного руководителем Авансового отчета (ф.0504049) с приложенными к нему оправдательными документами, отражаются по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000 "Расчеты с подотчетными лицами" (020812660, 020813660, 020821660 - 020826660, 020831660, 020832660, 020834660, 020862660, 020863660, 020891660) и дебету соответствующих счетов аналитического учета счетов 010500000 "Материальные запасы" (010521340 - 010526340, 010531340 - 010536340), 010600000 "Вложения в нефинансовые активы" (010621310, 010631310, 010634340), 010900000 "Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг" (010960212, 010960221 - 010960226, 010960290, 010960212, 010970221 - 010970226, 010970290, 010980212, 010980221 - 010980226, 010980290, 010990212, 010990221 - 010990226, 010990290), 021001560 "Увеличение дебиторской задолженности по НДС по приобретенным материальным ценностям, работам, услугам", 030200000 "Расчеты по принятым обязательствам" (030212830, 030213830, 030221830 - 030226830, 030231830 - 030234830, 030291830), 030403830 "Уменьшение кредиторской задолженности по удержаниям из выплат по оплате труда", 040120200 "Расходы хозяйствующего субъекта" (040120213, 040120213, 040120221 - 040120226, 040120262, 040120263, 040120290);
выданные подотчетным лицом, ответственным за выдачу заработной платы, суммы заработной платы, пособий, пенсий, стипендий, иных выплат отражаются на основании Платежной ведомости (ф. 0504403) по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000 "Расчеты с подотчетными лицами" (020811660 - 020813660, 020862660, 020863660, 020891660) и дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 030200000 "Расчеты по принятым обязательствам" (030211830 - 030213830, 030262830, 030263830, 030291830);
возврат остатков подотчетных сумм отражается по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000 "Расчеты с подотчетными лицами" (020813660, 020821660 - 020826660, 020831660, 020832660, 020834660, 020881660) и дебету счетов 020111510 "Поступления денежных средств учреждения на лицевые счета в органе казначейства", 020134510 "Поступления средств в кассу учреждения";
возврат подотчетным лицом, ответственным за выдачу заработной платы, денежных средств в сумме остатков невыплаченной заработной платы, пособий, пенсий, стипендий отражается на основании Приходного кассового ордера (ф. 0310001), Платежного поручения (ф. 0401060), иного платежного документа по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000 "Расчеты с подотчетными лицами" (020811660 - 020813660, 020862660, 020863660, 020891660) и дебету счетов 020111510 "Поступления денежных средств учреждения на лицевые счета в органе казначейства", 020134510 "Поступления средств в кассу учреждения";
возврат в кассу учреждения неиспользованных денежных документов отражается по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000 "Расчеты с подотчетными лицами" (020813660, 020821660, 020822660, 020826660, 020834660, 020862660, 020863660, 020872660, 020873660, 020875660, 020891660) и дебету счета 020135510 "Поступления денежных документов в кассу учреждения";
списание с балансового учета задолженности подотчетных лиц, признанной согласно законодательству Российской Федерации нереальной ко взысканию отражается по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000 "Расчеты с подотчетными лицами" (020811660 - 020813660, 020821660 - 020826660, 020831660, 020832660, 020834660, 020862660, 020863660, 020881660) и дебету счета 040120273 "Чрезвычайные расходы по операциям с активами" с одновременным отражением списанной задолженности на забалансовом счете 04 "Списанная задолженность неплатежеспособных дебиторов";
оплата подотчетным лицом аванса, отражается согласно представленного Авансового отчета (ф.0504049) и прилагаемых к нему документов по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000 "Расчеты с подотчетными лицами" (020812660, 020813660, 020821660 - 020826660, 020831660, 020832660, 020834660, 020862660, 020863660, 020891660) и дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 020600000 "Расчеты по выданным авансам" (020612560, 020613560, 020621560 - 020626560, 020631560, 020632560, 020634560, 020662560, 020663560, 020691560);
погашение задолженности подотчетного лица в сумме удержаний из его заработной платы отражается по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000 "Расчеты с подотчетными лицами" (020821660 - 020826660, 020831660, 020832660, 020834660, 020862660, 020863660, 020891660) и дебету счета 030403830 "Уменьшение кредиторской задолженности по удержаниям из выплат по оплате труда";
выплата подотчетным лицом алиментов, иных удержанных с работников (студентов) сумм отражается по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000 "Расчеты с подотчетными лицами" (020821660-020826660, 020831660, 020832660, 020834660, 020862660, 020863660, 020891660) и дебету счета 030403830 "Уменьшение кредиторской задолженности по удержаниям из выплат по оплате труда".
(Приказ Министерства финансов РФ от 16.12.2010 N 174н)